Vorlagen für Briefe und Präsentationen in Microsoft 365 bereitstellen
Schritt 1. SharePoint Online – Dokumentenbibliothek erstellen
Zunächst benötigt ihr in SharePoint Online eine Dokumentenbibliothek in der die entsprechenden Vorlagen abgelegt werden können.
Es ist möglich eine eigene SharePoint Online Kommunikationsseite mit Dokumentenbibliothek anzulegen. Hier legt ihr bitte eine Seite an: „Organisationsressourcenbibliothek“
Hinweis: Jede Dokumentenbibliothek bildet eine Kategorie.
Tipp: So könnten die folgenden Dokumentenbibliotheken erstellt werden:
- Templates
- Projekt
oder
- Standort 1
- Standort 2
Parameter
Limit: 30 Organisationsobjektbibliotheken pro Tenant. Alle diese Bibliotheken (unabhängig vom Typ) müssen sich an derselben Website befinden. Nur Bibliotheken (nicht Ordner) können als Organisationsobjektbibliotheken festgelegt werden.
Wartezeit: 24h bis dieses zu sehen ist
Arten: Fotos/Videos UND Dokumentenbibliothek
Lizenz der NutzerInnen: Benutzer eine Lizenz für Office 365 E3 oder E5
Office Versionen: Word-, Excel- oder PowerPoint-Desktop-App verwenden, benötigen auch Microsoft 365 Apps Version 2002 oder höher
Office Versionen:
- Excel: XLTX. Erfahren Sie, wie Sie eine Excel-Arbeitsmappe als Vorlage speichern.
- Word: .dotx. Erfahren Sie, wie Sie ein Word-Dokument in diesem Format speichern.
- PowerPoint: .potx.
Konfiguration: Global Admin oder SharePoint Online Admin
Schritt 2: Rechte der Dokumentenbibliothek
Ihr müsst allen NutzerInnen eures Unternehmens oder Vereins mindestens Leserechte geben.
| Office Vorlagen nutzen | Leserechte | Alle NutzerInnen / z.B. in einer dynamischen Sicherheitsgruppen die wieder rum Leserechte auf die Dokumentenbibliothek haben. |
| Office Vorlagen bearbeiten | Bearbeitungsrechte | Alle NutzerInnen der Marketingabteilung, die Vorlagen bearbeiten können und dürfen. |
Fügen Sie die Personen hinzu, die Dateien als Mitglieder oder Besitzer der Website oder microsoft 365-Gruppe hochladen können. Fügen Sie „Jeder außer externen Benutzern“ als Besucher hinzu. Passen Sie bei Bedarf die Berechtigungen für die Bibliothek an. Sie können die Berechtigungen von bis zu 100 Dateien und Ordnern in der Bibliothek anpassen.
Schritt 3 – Per PowerShell die Assets bereitstellen
# https://aka.ms/orgassets
## SPO Modul installieren
Get-Module
Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Import -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
## Hinzufügen
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl [URL] -ThumbnailUrl [URL] -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary -CdnType [Public/Private]
#Hinzufügen Beispiel Image
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL https://contoso.sharepoint.com/sites/branding/Assets -ThumbnailURL https://contoso.sharepoint.com/sites/branding/Assets/contosologo.jpg -OrgAssetType ImageDocumentLibrary
#Hinzufügen Beispiel Office
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl https://rakoellner.sharepoint.com/sites/Organisationsressourcenbibliothek/Vorlagen -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary
## Assets Bibliothek prüfen
Get-SPOOrgAssetsLibraryWICHTIG: Es kommt ein Fehler, wenn ihr nicht Schritt 2 ausgeführt habt und der Bibliothek die Berechtigung „Jeder außer externe Benutzer“ -> Lesen hinzugefügt habt.
Erläuterung
– LibraryUrl:
Absolute URL der zentralen Bibliothek, in der die jeweiligen Bilder oder Templates (dotx / potx) abgelegt sind. Diese darf nur wie folgt lauten:
-LibraryURL https://contoso.sharepoint.com/sites/branding/Assets
alles andere bitte löschen.
– ThumbnailUrl (optional):
Ein Bild welches zur Bibliothek angezeigt wird. Wenn keines hinterlegt ist wird ein grauer Kasten angezeigt.
– OrgAssetType:
Damit die Bibliothek für die Office-Vorlagen definiert wird: Parameter „OfficeTemplateLibrary“ für Vorlagen für Dokumente
oder
Parameter „ImageDocumentLibrary“ für Bilder
– CdnType (optional):
-> public oder private
Für sensible Daten empfehle ich die Einstellung bei private zu lassen. Dies ist auch die Standardeinstellung.
Wenn ihr den CDN Type, also den Cache öffentlich machen wollt, dann public.
Ergebnis
Links
https://learn.microsoft.com/de-de/sharepoint/organization-assets-library