Microsoft Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft, der auf modernen Sprachmodellen basiert und direkt in die Microsoft-Welt integriert ist. Copilot unterstützt Anwender dabei, Inhalte zu erstellen, Informationen zu analysieren, Aufgaben zu automatisieren und produktiver zu arbeiten. Je nach Lizenz kann Copilot auf Webinhalte oder – unter Beachtung der Berechtigungen – auf Unternehmensdaten wie E-Mails, Dateien, Chats und Besprechungen zugreifen.
Arbeitsstand Copilot und AI Agents DSFAs
| abgeschlossene DSFAs | 427 |
| Aktualisierungen von DSFAs (Managed Service oder einzeln) | 501 |
| DSFAs in Arbeit Juli 2026 | 12 |
Wir der KöllnService GmbH erstellen DSFAs und betreuen diese die DSFAs auch mit Aktualisierungen, sowie im Bereich von Centriq auch den Evergreenansatz.
Welche Copilot-Varianten gibt es?
| Copilot-Variante | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Microsoft 365 Copilot Chat | KI-Chat mit Unternehmensdatenschutz, verfügbar für Microsoft-365-Nutzer und Grundlage für Agenten und KI-gestützte Recherche. |
| Microsoft 365 Copilot | Erweiterte KI für Microsoft 365 mit Zugriff auf Unternehmensdaten, Dokumente, E-Mails, Chats und Meetings. |
| Copilot in Word | Unterstützt beim Erstellen, Umschreiben und Zusammenfassen von Dokumenten. |
| Copilot in Excel | Hilft bei Datenanalysen, Formeln und Auswertungen. |
| Copilot in PowerPoint | Erstellt und überarbeitet Präsentationen mit KI-Unterstützung. |
| Copilot in Outlook | Unterstützt beim Schreiben, Zusammenfassen und Organisieren von E-Mails. |
| Copilot in Teams | Erstellt Besprechungszusammenfassungen und unterstützt die Zusammenarbeit. |
| Copilot in OneNote | Hilft beim Strukturieren, Zusammenfassen und Generieren von Notizen. |
| Copilot in Loop | Unterstützt kollaboratives Arbeiten mit KI-generierten Inhalten. |
| Copilot in Forms | Hilft beim Erstellen von Umfragen und Formularen. |
| Copilot in Whiteboard | Unterstützt Brainstormings und Ideensammlungen. |
| Copilot in Viva | Bietet KI-Unterstützung für Wissensmanagement und Mitarbeitererfahrung. |
| Copilot in Stream | Unterstützt bei Videozusammenfassungen und Inhaltsanalyse. |
| Copilot Pages | Erstellt und verwaltet KI-generierte Arbeitsbereiche und Inhalte. |
| SharePoint Agents | Agenten, die auf SharePoint-Inhalte spezialisiert sind. |
| Researcher Agent | Führt umfangreiche Recherchen durch und konsolidiert Ergebnisse. |
| Analyst Agent | Unterstützt bei Analysen und datenbezogenen Fragestellungen. |
| Knowledge Agent | Erschließt Wissen aus Unternehmensquellen. |
| Skills Agent | Führt spezialisierte Aufgaben auf Basis definierter Fähigkeiten aus. |
| Facilitator Agent | Unterstützt die Moderation und Nachbereitung von Meetings. |
| Copilot im Admin Center | KI-Assistent für Microsoft-365-Administratoren. |
| Copilot Analytics | Analysiert Nutzung und Mehrwert von Copilot im Unternehmen. |
| Security Copilot | KI für Security Operations, Incident Response und Bedrohungsanalyse. |
| Copilot for Sales | Unterstützt Vertriebsmitarbeiter in CRM- und Kundenprozessen. |
| Copilot for Service | Unterstützt Kundenservice- und Supportprozesse. |
| GitHub Copilot | KI-Assistent für Softwareentwicklung und Codeerstellung. |
| Copilot Studio | Plattform zum Erstellen eigener Copilots und Agents. |
Datenschutzfolgenabschätzung für Copilot
Die Einführung von Microsoft 365 Copilot sollte aus Datenschutzsicht durch eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) begleitet werden. Ziel der DSFA ist es, die Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen zu bewerten und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Microsoft 365 Copilot verarbeitet potenziell E-Mails, Dokumente, Chats, Kalenderdaten und Besprechungsinhalte und greift dabei auf die im Unternehmen vorhandenen Berechtigungen und Datenbestände zu.
Eine DSFA für Copilot umfasst typischerweise folgende Schritte:
- Beschreibung der Verarbeitung
- Welche Copilot-Variante wird eingesetzt?
- Welche Datenquellen werden genutzt?
- Wer sind die betroffenen Personengruppen (Beschäftigte, Kunden, Lieferanten etc.)?
- Für welche Zwecke wird Copilot eingesetzt?
- Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit
- Ist der KI-Einsatz für den vorgesehenen Zweck erforderlich?
- Gibt es datenschutzfreundlichere Alternativen?
- Werden die Grundsätze der DSGVO, insbesondere Datenminimierung und Zweckbindung, eingehalten?
- Identifikation der Risiken
- Ungewollte Offenlegung von Informationen durch fehlerhafte Berechtigungen.
- Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten.
- Fehlinterpretationen oder Halluzinationen der KI.
- Mangelnde Transparenz gegenüber Beschäftigten.
- Festlegung von Schutzmaßnahmen
- Überprüfung und Bereinigung von Berechtigungen.
- Datenklassifizierung und Sensitivity Labels.
- Richtlinien für die Nutzung von Copilot.
- Schulung der Anwender.
- Einsatz von Compliance- und Audit-Funktionen von Microsoft 365.
- Restrisiko und Freigabe
- Bewertung, ob die verbleibenden Risiken akzeptabel sind.
- Dokumentation der Entscheidung und regelmäßige Überprüfung der DSFA bei Änderungen des Copilot-Einsatzes.
Beispiele von öffentlichen Datenschutzfolgenabschätzungen und Templats aus Europa
Vorlage: Microsoft “Build Your Own DPIA” Template — Enterprise Edition
| Autoren | Microsoft Corp (USA) |
| Stand | Februar 2025 |
| Download | https://servicetrust.microsoft.com/DocumentPage/c7ae6cd2-a9cf-4ad5-b45b-c58137b9a0e3 (M365 Account benötigt) |
Hauptpunkte
Es handelt sich um ein Template aus US Sicht zur Erstellung einer DSFA für das Enterprise Business. Es ist keine Rechtsberatung auf Seiten von Microsoft und erfüllt den seit Beginn von Microsoft 365 Wunsch der Kunden, dass der Hersteller doch am Besten eine DSFA erstellen kann, auch wenn die Verantwortung beim Kunden liegt.
Hinweis: Ihr müsst hier konkret daran arbeiten, es reicht nicht nur den Namen des Unternehmens auszufüllen!
Vorlage: Microsoft “Build Your Own DPIA” Template — Public Sector Edition
Vorlage: Microsoft “Build Your Own DPIA” Template — Public Sector Edition
| Autoren | Microsoft Corp (USA) |
| Stand | Februar 2025 |
| Download | https://wwps.microsoft.com/content/o365-impact-assessment/ (M365 Account benötigt) |
Hauptpunkte
Es handelt sich um ein Template aus US Sicht zur Erstellung einer DSFA für das Enterprise Business. Es ist keine Rechtsberatung auf Seiten von Microsoft und erfüllt den seit Beginn von Microsoft 365 Wunsch der Kunden, dass der Hersteller doch am Besten eine DSFA erstellen kann, auch wenn die Verantwortung beim Kunden liegt.
Hinweis: Ihr müsst hier konkret daran arbeiten, es reicht nicht nur den Namen des Unternehmens auszufüllen!
DSFA aus öffentlichen Stellen, die Veröffentlicht wurden
The Danish Agency for Government Finance; Responsible for preparing the impact assessment: The Danish Agency for Government Finance and the Danish Government IT Agency; Responsible contacts at the Danish Government IT Agency and the Danish Agency for Government Finance: Helle Uldbæk Sørensen and Nicolaj Haahr Hartbøl
| Autoren | konomistyrelsen and Statens It, with legal assistance from Kammeradvokaten |
| Stand | Februar 2026 |
| Link | https://assets.ctfassets.net/9gcqy879tcj6/5teRqIhHpQ06tX9BZ23phY/21faad1e89f62f7f3ac7ef5b17f04419/dpia-copilot-for-microsoft-365.en-GB_Unofficial_machine_translation.pdf |
| Übersetzung in DE (per Deepl) | folgt |
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Privacy Company DPIA on Microsoft 365 Copilot for Education
| Autoren | Privacy Company Sjoera Nas Floor Terra Senior Advisors With the kind help of Athena Rad www.privacycompany.eu |
| Stand | 25. November 2025 |
| Link | 11. September 2025: https://www.surf.nl/files/2025-09/20250911-surf-public-update-dpia-on-m365-copilot-for-education-website.pdf |
| Link Update | https://www.surf.nl/files/2024-12/20241218-dpia-microsoft-365-copilot.pdf (2025) |
| Übersetzung in DE (per Deepl) | folgt |
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Norwegian Datatilsynet / NTNU Exit Report — “Copilot Through the Lens of Data Protection”
| Autoren | Norwegian Data Protection Authority (Datatilsynet) and NTNU |
| Stand | Juni 2024 |
| Download | https://www.datatilsynet.no/en/regulations-and-tools/reports-on-specific-subjects/reports/ntnu-copilot-through-the-lens-of-data-protection/ |
| Übersetzung mit Deepl | folgt |
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