Microsoft Teams Chats – Aufbewahrung und Archivierung

Es gibt immer wieder spannende Fragen rund um den Chat bei Microsoft Teams. Schon 2019 und 2020 wurde die Enterprise Fähigkeit des Chats bemängelt. Nun in 2023 betrachten wir dies einmal etwas genauer und wiederholt.

Anforderungen

Ein Teams Chat muss:

• Aufbewahrung
• eDiscovery
• GobD konform
• Einzeln aufbewahren

Der Microsoft Teams Chat 2023

Der Microsoft Teams Chat wird über die Microsoft Teams Anwendung erstellt und dort auch angezeigt, im Hintergrund liegt dieser in einer Cosmos DB.

Anforderung	Native	3rd Party
Backup	Nein	Ja, aber: a) nur mit der Exchange Mailbox b) nur einzeln über die API Aber: kein Rückspielen möglich
Aufbewahrung	Ja, aber nur über Retention Policies nicht einzeln! Es ist nicht möglich, dass Chat oder einzelne Postings mit Retention Label zu archivieren. Man könnte nur das gesamte Team in der der Chat ist oder das gesamte Team zu archivieren. Ein einzelnes Speichern des Chat aus der UI ist nicht möglich, man müsste ins Postfach und das item rausholen und dann ablegen. Die API für Chats ist sehr umfangreich, man könnte aber damit versuchen einen Button zu bauen, der dann den Chat transfertiert (https://learn.microsoft.com/de-de/graph/api/chatmessage-list-replies?view=graph-rest-1.0&tabs=http) eDiscovery ist keine Aufbewahrung!
eDiscovery	Ja, dank der Kopie in der Exchange Mailbox.	Ja, dank der Kopie in der Exchange Mailbox.

Ergebnis

Auch heute noch im April 2023 ist der Chat nicht enterprise ready oder nativ GoBD konform zu archivieren. Es ist dringend anzuraten, dass lediglich per (E2EE) Email mit Geschäftsbriefen zu kommunizieren ist, das E-Mail Format ermöglicht es alle Anforderungen zu erfüllen.