Problemstellung

Die E-Mail ist heute zum Standard in der Kommunikation geworden und wird aktuell durch Chat-Programme wie Teams, Zoom, Slack und Co. bedroht. Aus Sicht der Compliance, Datenschutz und auch der IT Security sollten E-Mails von Externen immer für den eigenen NutzerIn deutlich sichtbar sein. Dafür hatte man immer eine Nachrichtenrichtlinie genutzt und bei externen E-Mails einen Text mit Warnung hinzugefügt, leider wurde diese dann auch bei Antworten mitgeschickt und alle können und konnten dies sehen. Dies war immer ungünstig und nicht schön oder effektiv.

Nun gibt es seit über 2 Jahren eine bessere Funktion, leider nur in Exchange Online:

Ansicht Extern in folgenden Applikationen

• Outlook Desktop
• Outlook mobile iOS und Android
• Outlook OWA / WebApp

In allen 3rd Party Applikationen wie die native Mail App bei iOS oder Thunderbird wird dies nicht angezeigt.

Alter Beitrag aus März 2021

Compliance: Emails von Gästen grundsätzlich als “Extern” in Outlook markieren

Beispiel:

Skript

#External markieren

Get-ExecutionPolicy
Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy RemoteSigned -Scope CurrentUser

#ExchangeModule laden
# https://www.powershellgallery.com/packages/ExchangeOnlineManagement/2.0.4

Import-Module ExchangeOnlineManagement
Install-Module ExchangeOnlineManagement

Update-Module ExchangeOnlineManagement

Get-Module

Get-Module -ListAvailable

#Verbinden
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName USERNAME@DOMAIN.onmicrosoft.com

#Prüfen
# https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/get-externalinoutlook

Get-ExternalInOutlook

#Einschalten 1
#https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-externalinoutlook?WT.mc_id=M365-MVP-5003860&view=exchange-ps

Set-ExternalInOutlook -Enabled $true

Set-ExternalInOutlook -AllowList admin@fabrikam.com,admin@fourthcoffee.com

#Prüfen:
Get-ExternalInOutlook