Microsoft Teams Besprechung – Einwilligung zur Aufnahme

Update 17.04.2023

Voraussetzungen und Einschränkungen

Um die Voraussetzungen gilt:

• Microsoft Teams Policy -> Meeting -> Global -> Meeting scheduling
• Teams Premium Lizenz für die Ersteller von Meetings mit Einwilligung -> ACHTUNG: Update 19.04 aus Redmond: Es ist noch nicht 100% klar. Aktuell funktioniert es OHNE Premium Lizenz. Ich kämpfe dafür.
• Einsatzberichte müssen aktiviert
• Neuste Teams Version / ggf. kann die Einwilligung nicht gegeben werden

Einschränkungen

• Nicht unterstützte Endpunkte: Benutzer, die über nicht unterstützte Endpunkte beitreten, z. B. ältere Client-Versionen und CarPlay, können möglicherweise keine ausdrückliche Zustimmung erteilen.
• Einschränkungen für Teams-Besprechungsräume und PSTN-Benutzer: Teams-Besprechungsräume und PSTN-Benutzer erhalten weiterhin Aufzeichnungsbenachrichtigungen, können jedoch keine ausdrückliche Zustimmung zur Aufzeichnung erteilen. Stattdessen werden ihre Daten als „nicht zutreffend“ oder „automatische Zustimmung“ protokolliert.

UI Konfiguration

Aktuell ist es noch nicht verfügbar:

PowerShell Konfiguration

Die Dokumentation der PowerShell Skripte zeigt heute noch keine Informationen dazu: https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/skype/set-csteamsmeetingpolicy?view=skype-ps

Microsoft Teams Module wird benötigt

Get-Module
Update-Module MSTeams
Import-Module MSTeams

Verbinden mit Microsoft Teams

Connect-MicrosoftTeams

Aktivieren

Mit dem folgenden Skript aktivieren wir die Einwilligungslösung für die Globale Policy für alle.

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent "Enabled"

Deaktivieren

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -ExplicitRecordingConsent "Disabled"

Prüfen der Einstellungen

Get-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global

Konfiguration in Detail

Zunächst ist die Funktion deaktviert. Dies sehen Sie unter ExplicitRecordingConsent => Disabled

und nun aktivieren wir die Funktion mit Set-

und die Funktion ist aktiviert.

Meeting mit Einwilligung / nur für bestimmte User oder alle?

Es ist nicht möglich, das Recording in den Teams Meeting Optionen zu konfigurieren. Es wird pro Teams Policy ausgerollt. Wenn Sie eine eigene Teams Policy machen, können Sie diese zuweisen und alle mit der Policy bekommen automatisch beim Starten der Aufnahme dann die Einwilligungsabfrage angezeigt.

Ablauf 1: im Meeting starten

Wir starten neu mit einem Meeting die Aufnahme. Die externen Gäste sind bereits im Meeting. Vor dem Starten der Aufnahme kommt das folgende Fenster für den User, der die Aufnahme startet:

Der Link verweist korrekterweise auf unsere Unternehmensdatenschutzerklärung.

Dann sehen die TeilnehmerInnen dies:

Man startet die Aufzeichnung und allen TeilnehmerInnen bis auf den Organisator, der automatisch immer zugestimmt hat, bekommen Kamera und Mikrophone ausgestellt. Sie müssen aktiv das Mikrophone und die Kamera starten.

Dies hat zur Folge, dass dann die Zustimmungsabfrage kommt:

Leider geht dieser Link auf die DS Richtlinie von Microsoft und zwar auf die allgemeine Datenschutzerklärung.

Ablauf 2 in ein Meeting mit Aufnahme gehen

Eine Aufnahme läuft bereits und das Meeting ist gestartet. Als Externe oder Interner lande ich in der Konfigurationseinstellung und werden von der Kamera und Mikro automatisch ausgesetzt, heißt Kamera aus und Mikrophone aus, auch wenn man es normaler Weise immer aktiviert hat.

Es folgt ein Hinweis, dass eine Aufnahme läuft und deshalb alles deaktiviert wurde.

Nun landet man dann in der Lobby, in diesem Fall als Externer und wird dann ins Meeting gelassen.

Im Meeting erhält man zunächst ein PopUp, dass eine Aufzeichnung gestartet wurde und nun eine ausdrückliche Zustimmung zur Aufzeichnung erfolgen muss.

Nur wo kommt diese her? Dies passiert durch das Aktivieren der Kamera oder des Mikrophones:

Nun muss man zustimmen und auf den Button „Ja“ klicken.

Problem: Der Link führt leider zur allgemeinen Datenschutzerklärung und nicht zu der der Firma. (Feedback an die Produktgruppe schon gegeben) Microsoft Privacy Statement – Microsoft privacy

Im Anschluss ist die Kamera an.

Als Nutzer mit erfolgter Einwilligung kann man nun die Kamera an und wieder ausstellen, sowie auch das Mikrophone. Eine erneute Abfrage erfolgt nicht und auch keine Rücknahme der Einwilligung.

Berichte und Zustimmung

Nun kann im Anschluss der Besprechungsorganisator der Bericht heruntergeladen werden. Die Aufzeichnungszustimmung ist nicht direkt in Teams einsehbar, man muss immer den Bericht runterladen und man muss den Bericht natürlich aktiviert haben.

Im Bericht sieht man:

• Name
• UPN
• Zustimmung
• Zeit
• Gerät / App

Es ist nicht möglich innerhalb der Microsoft Teams Anwendung die Zustimmung zu widerrufen.