Microsoft Teams Transkription und Copilot

8. Besondere Verarbeitungen bei Microsoft 365 Copilot für Microsoft Teams 

Im Rahmen der Verarbeitung von Microsoft Teams gibt es besondere Verarbeitungen, die genauer betrachtet werden müssen.  

Transkription in Microsoft Teams Meetings 

Microsoft Teams Transkription ermöglicht es das gesprochene Wort in Text umzuwandeln.²⁷ Dies ermöglicht es, dass alle TeilnehmerInnen das gesprochene Wort sehen und dieses auch zu der Aufnahme gespeichert wird. Diese kann dann entsprechend in Stream auch angepasst werden. Es kann gleichzeitig auch eine Übersetzung passieren, ähnlich wie wir es vom Live-Untertiteln kennen. 

Es gibt vier Abstufungen:  

• Besprechungen mit Transkription, Microsoft 365 Copilot und Teams Premium 
• Besprechungen mit Transkription, Microsoft 365 Copilot 
• Besprechungen ohne Transkription, Microsoft 365 Copilot 
• Besprechungen ohne Transkription, ohne Microsoft 365 Copilot 

Besprechungen mit Transkription und Microsoft 365 Copilot 

Erste Schritte mit Copilot in Microsoft Teams-Besprechungen – Microsoft-Support  

In diesen Besprechungen und gerade mit Teams Premium sind alle Funktionen, wie Meeting Zusammenfassungen und Hinweise in Echtzeit möglich. Es bietet den größten Umfang. 

Besprechungen ohne Transkription und Microsoft 365 Copilot 

 Verwenden von Copilot ohne Aufzeichnung einer Teams-Besprechung – Microsoft-Support 

Es ist möglich, dass der jeweilige Besprechungsorganisator/In die Transkription aktivieren und deaktivieren kann. Hier sind die Besprechungsoptionen zu sehen:  

Die Auswirkungen der Transkription sind wie folgt, dass eben nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen. Es wird an dieser Funktion weitergearbeitet, so dass auch ohne Transkription viele Funktionen möglich sind. 

• Besprechung startet, wenn TeilnehmerInnen Copilot ausgewählten, kein automatischer Start 
• Ist Copilot einmal gestartet, dann bleibt der Copilot.  
• Nein, es gibt kein Überwachungsprotokoll. 
• Da Transkripte und Eingabeaufforderungen nach der Besprechung nicht beibehalten werden, sind sie für eDiscovery nicht verfügbar. 
• Der Interaktionsverlauf eines Besprechungsteilnehmers bleibt aufgrund von Datenschutzbedenken nicht bestehen. 
• Nein. Wenn ein lizenzierter externer Teilnehmer an einer Besprechung teilnimmt, bei der diese Besprechungsoption aktiviert ist, kann er nicht mit Copilot interagieren. Copilot kann nicht auf externe Transkripte zugreifen. Dies gilt für Kanalbesprechungen und private Besprechungen. 
• Wenn alle Optionen für „Transkription starten“ für Besprechungen deaktiviert sind und ein Benutzer die Besprechungsoption „Copilot ohne Transkription“ aktiviert, kann der Benutzer mit Copilot-Lizenz während der Besprechung Copilot verwenden. 

Datenverarbeitungen der Transkription 

Im Rahmen der Datenverarbeitung sind die folgenden Informationen bekannt. Um die Übersetzung und Transkription zu verbessern werden die Azure Cognitive Services genutzt und ein ML-Algorithmus erstellt.  

Datenverarbeitung AtRest	Europa
Datenverarbeitung InTransit	Europa
ML	Europa
ML-Erstellung	E-Mail, OneDrive der Tenant User
Löschung des ML	Bei Beenden der Besprechung wird dieser sofort gelöscht.
Inhalte der Transkription	Löschung manuell durch den User
Einwilligungslösung nur für Transkription	Nein
Einwilligungslösung nur für Aufnahme mit oder ohne Transkription	Ja
Besprechung ohne Transkription	Datenverarbeitung für 5 Minuten als temporäre Verarbeitung für Copilot. Damit auch Aufnahme des gesprochenen Wortes und Verarbeitung für diesen Zeitraum. Während der Besprechung wird ein temporäres Transkript von MAS in CosmosDB gespeichert. MAS folgt den gleichen Compliancestandards für temporäre und Standardtranskripte. Sobald die Besprechung beendet ist, wird das vorläufige Transkript verworfen.

Fazit 

Im Rahmen der Besprechungen ist die Option mit Transkription auch vor dem Einsatz von Microsoft 365 Copilot aktiviert. Die Verarbeitung von Microsoft 365 Copilot stellt eine neue Datenverarbeitung der Daten da. Dies wird über die Rechtsgrundlage entsprechend abgefangen. Es besteht kein neues oder zusätzliches Risiko.