Verbundene Erfahrungen kam bei Microsoft Office Programm wie Word oder PowerPoint hinzu, als der Wechsel von Standalone Office zu Cloud Versionen begann. Office Programm wurden um Funktionen aus der Cloud erweitert, die nicht unbedingt in Microsoft Rechenzentren oder unter den Microsoft Vertragskonstrukt liefen.
Verbundene Erfahrungen
Dabei handelt es sich um Microsoft-Cloud-Services in der Region des Tenants. Es sind grundlegende Cloud-Funktionen, die aber auch einfach Verbindungen zwischen den Microsoft-365-Diensten per Microsoft Graph herstellen. Ein gutes Beispiel für diese Kategorie ist die Raumbuchung in Exchange Online. Ohne die Aktivierung der „Verbundenen Erfahrungen” ist keine Raumbuchung mehr möglich.
Zum Abruf sind nur folgende Token nötig: Token zur Lizenzvalidierung von Office. Dieser wird bei Anmeldung zu Office alle 90 Tage durch Benutzer und PW, sowie Tenant ID erstellt, deshalb müssen Office Clients von Zeit zu Zeit online sein. („“Refresh tokens are valid for 90 days, and with continuous use, they can be valid until revoked.“ [learn.microsoft.com]“
Verbundene Erfahrungen, die Inhalte runterladen
Diese verbundenen Erfahrungen sind eine Unterteilung. Sie bietet die Möglichkeit, dass Nutzer:innen Elemente herunterladen können. Dazu gehören Bilder, Icons und unternehmenseigene Schriftarten. Dabei werden Daten aus der EU und den USA heruntergeladen, immer da, wo die Bilderdatenbank entsprechend erreichbar ist.
Zum Abruf sind nur folgende Token nötig: Token zur Lizenzvalidierung von Office. Dieser wird bei Anmeldung zu Office alle 90 Tage durch Benutzer und PW, sowie Tenant ID erstellt, deshalb müssen Office Clients von Zeit zu Zeit online sein. („“Refresh tokens are valid for 90 days, and with continuous use, they can be valid until revoked.“ [learn.microsoft.com]“
Verbundene Erfahrungen, die Inhalte analysieren
Zu dieser Kategorie gehören die Funktionen, die Inhalte analysieren und bereitstellen. Dies erfolgt über Azure Cognitive Services in der Tenant-Region bzw. im nächsten Rechenzentrum. Es handelt sich um Funktionen wie das Diktieren in Word, die Überprüfung der Barrierefreiheit und die Übersetzung.
Zum Abruf sind nur folgende Token nötig: Token zur Lizenzvalidierung von Office. Dieser wird bei Anmeldung zu Office alle 90 Tage durch Benutzer und PW, sowie Tenant ID erstellt, deshalb müssen Office Clients von Zeit zu Zeit online sein. („“Refresh tokens are valid for 90 days, and with continuous use, they can be valid until revoked.“ [learn.microsoft.com]“
Es werden auch Art.-9-Daten verarbeitet.
Für die drei obigen Dienste gelten die Microsoft-Verträge, EA, DPA und die allgemeine Datenschutzerklärung sowie die TOMs, z. B. die Verschlüsselung mit TLS. Bis auf die Übersetzungsfunktion lassen sich keine Funktionen einzeln aktivieren oder deaktivieren. Es müssen immer alle Funktionen als Paket eingeschaltet werden. Die obigen drei Dienste sollten Teil der DSFA sein.
Optional verbundene Erfahrungen
Letztlich sind diese Erfahrungen optional und nur mit einer gesonderten Risikoabwägung zu aktivieren. Dazu gehören Dienste wie LinkedIn, Wetter.com und viele andere Drittanbieter-Dienste, die alle nicht unter Ihren Vertrag fallen.
Das Problem ist, dass einige 3rd-Party-Werkzeuge und auch Add-Ins diese benötigen, um eine Verbindung zu Office aufzubauen. Dann wird es komplizierter. Dies muss im Einzelnen betrachtet werden.