Microsoft Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft, der auf modernen Sprachmodellen basiert und direkt in die Microsoft-Welt integriert ist. Copilot unterstützt Anwender dabei, Inhalte zu erstellen, Informationen zu analysieren, Aufgaben zu automatisieren und produktiver zu arbeiten. Je nach Lizenz kann Copilot auf Webinhalte oder – unter Beachtung der Berechtigungen – auf Unternehmensdaten wie E-Mails, Dateien, Chats und Besprechungen zugreifen.
Arbeitsstand Copilot und AI Agents DSFAs
| abgeschlossene DSFAs | 427 |
| Aktualisierungen von DSFAs (Managed Service oder einzeln) | 501 |
| DSFAs in Arbeit Juli 2026 | 12 |
Wir der KöllnService GmbH erstellen DSFAs und betreuen diese die DSFAs auch mit Aktualisierungen, sowie im Bereich von Centriq auch den Evergreenansatz.
Welche Copilot-Varianten gibt es?
Microsoft bietet mittlerweile verschiedene Copilot-Versionen für unterschiedliche Zielgruppen an:
- Microsoft Copilot (Free) – Kostenlose KI für Recherche, Textgenerierung und allgemeine Aufgaben.
- Microsoft Copilot Pro – Erweiterte Version für Privatnutzer mit zusätzlichen Funktionen und Integration in Microsoft-365-Anwendungen.
- Microsoft 365 Copilot Chat – Sicherer KI-Chat für Business- und Education-Kunden mit Unternehmensdatenschutz.
- Microsoft 365 Copilot – Vollständig in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und weitere Microsoft-365-Dienste integriert; kann auf berechtigte Unternehmensdaten zugreifen.
- Copilot Studio und AI Agents – Plattform zur Entwicklung eigener KI-Assistenten und Automatisierungen für individuelle Geschäftsprozesse.
- Spezialisierte Copilots – Zum Beispiel für Security, Entwicklung, Vertrieb oder Service
Microsoft 365 Copilot aus Sicht des Datenschutzes
Microsoft Copilot eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten zur Steigerung von Produktivität und Effizienz. Gleichzeitig wirft der Einsatz von KI-Systemen wichtige datenschutzrechtliche Fragestellungen auf. Aus Sicht des Datenschutzes ist Copilot weder grundsätzlich problematisch noch automatisch datenschutzkonform – entscheidend ist die konkrete Implementierung, Konfiguration und Nutzung innerhalb der Organisation.
Microsoft 365 Copilot verarbeitet Informationen aus Microsoft 365 und kann – abhängig von den Berechtigungen des jeweiligen Nutzers – auf E-Mails, Dokumente, Teams-Chats, Kalenderdaten und Besprechungsinhalte zugreifen. Dabei nutzt Copilot grundsätzlich dieselben Berechtigungen wie der Anwender selbst. Das bedeutet: Copilot zeigt keine Informationen an, auf die der Nutzer nicht ohnehin Zugriff hätte. Gleichzeitig können jedoch bestehende Berechtigungsfehler oder übermäßig freigegebene Inhalte durch die KI sichtbarer werden. Deshalb sollte vor der Einführung von Copilot die Qualität der Berechtigungsstrukturen überprüft werden.
Eine besondere Herausforderung besteht in der Transparenz der Datenverarbeitung. Beschäftigte müssen verstehen können, welche Daten Copilot verarbeitet, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt und welche Auswirkungen die Nutzung auf ihre personenbezogenen Daten haben kann. Unternehmen sollten daher frühzeitig Datenschutzinformationen bereitstellen und gegebenenfalls Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilungen in die Einführung einbinden.
Positiv hervorzuheben ist, dass Microsoft für geschäftliche Copilot-Varianten einen Unternehmensdatenschutz bereitstellt. Inhalte aus Prompts und Antworten werden nach den Angaben von Microsoft nicht zum Training der zugrundeliegenden KI-Modelle verwendet. Zudem verbleiben die Zugriffsrechte und Compliance-Funktionen von Microsoft 365 grundsätzlich bestehen. Unternehmen können darüber hinaus Governance-, Compliance- und Sicherheitsrichtlinien nutzen, um den Einsatz von Copilot zu steuern.
Datenschutzrechtlich relevant sind außerdem die Themen Datenminimierung und Zweckbindung. Nicht jede Information, die technisch verarbeitet werden kann, sollte auch durch eine KI ausgewertet werden. Organisationen sollten klare Vorgaben definieren, welche Arten von Daten in Prompts verwendet werden dürfen und welche Informationen – beispielsweise besonders sensible personenbezogene Daten – besonderen Schutzmaßnahmen unterliegen.
usammenfassend lässt sich sagen: Microsoft Copilot kann datenschutzkonform eingesetzt werden, wenn Unternehmen ihre Berechtigungen, Governance-Prozesse und Transparenzpflichten im Griff haben. Der eigentliche Datenschutzfaktor ist dabei häufig nicht die KI selbst, sondern die Qualität der vorhandenen Daten- und Berechtigungsstrukturen. Copilot macht sichtbar, was in einer Organisation bereits vorhanden ist – sowohl die Stärken als auch die Schwachstellen.